Referat fra styremøte i STK 26.02.2019

Tilstede
Randi-Brith Bjørge, Yngvar Grina, LuisArana Ruiz, Terje Nicolaysen, Per Henrik Andersen, Bjørg-Solveig Lindanger
Fra gammelt styre: Arild Sundnes 
Forfall
Ellen Backe.Mathiesen 

Varamedlemmer (ikke tilstede i dag): Anders Folkvang og Emil Malcic

1. Gjennomgang av Styreweb ved Arild 
-Vi bør alle kjenne til dette systemet
-Direkte kobling mellom styreweb og NIF sitt klubbadministrasjonssystem. NIF ønsker nå si opp avtalen med alle 
 3.partiselskaper. Dette betyr at vi må inn i Klubbadmin (NIF sitt system) for å vedlikeholde medlemsoversikten der. 
 Skal man ha alt i Klubbadmin og ha tilsvarende i styreweb fra neste år, eller skal man ha alt inn via NIF sine
 systemer. Dette må det nye styret ta stilling til i løpet av året. 
-Blir kurs og infokvelder i løpet av året, slik at man kan få opplæring og få vite hva som skjer.
-Ny kasserer må sette seg inn i hvordan dette fungerer -og eventuelt andre.
 Prøv å trykke deg inn og prøv deg frem. Medlemslister kan sorteres på ulikt vis. 
-Når det gjelder rapporter er det lurt å velge detaljert rapport. Her får du frem detaljert rapport pr. medlem.
 Nyttig i forbindelse med rapportering.
-Regnskap:Kan være lurt å gå inn for å se hvordan ting føres og hva som er på de ulike postene
 (Dagbok,Rapporter mm) 
-Bilagsregister viser hvilke bilag som er registrert. Viktig å holde orden på.
 Skrivetilgang på regnskap har både kasserer og formann.
-Faktura:Legger inn et utvalg man ønsker og sender det til et antall medlemmer. Kan plukke ut alle 
 seniorer for eksempel. Det er fem ulike fakturaer, jobben er å dele opp medlemsmassen.
.Det er mulig å lage grupper, slik at du slipper å sortere alle hvert år. Er nyttig å sette seg inn i.
-Fakturaoversikt: De fakturaene som ikke er betalt, skal slettes ved årets slutt, og de medlemmene som 
 ikke har betalt må da slettes. 

Hvordan sende melding: 
-Gå til tjenester
-Meldinger
-Velg lag ny
-Gi den et navn
-Velg SMS (50 øre pr stk) eller e-post
-Skriv melding
-I mottakerfelt velger du  mottakere 
 (Ved familiemedlemskap sendes kun til den ene registrerte telefonen)
-Send SMS
-Administratorer: Arild Sundnes og Randi-Brith. Ariild legger inn Bjørg-Solveig
 som administrator i Styreweb. Fra nå av legges referater inn i styreweb og på nettsidene. 
 Hvis det er personalsensitive opplysninger i referatet legges ikke disse ut på nett, bare i styreweb.
-Arild bistår det nye styret med registrering av nye medlemmer og fakturering av kontingent. Følger
 opp innbetalinger mot banken Lager også Excel-liste over hvem som har betalt utover sommeren
 etter avtale med Yngvar. 
 
2. Treninger og turneringer 
-Bør vi ha en Pro, slik at nye som kommer kan henvende seg til denne, slik at de kan få noe 
 opplæring og blir værende i klubben. (Luiz på tirsdager: Barnetrening nybegynnere kl 18, deretter 
 tidligere nybegynnere kl. 19. Kan Ellen ta trening på mandagen? Hva med Timo? Kan det 
 slås sammen noen grupper? Er det andre i klubben som kan stille som trenere? Hva med 
 Jonathan?
-Viktig med nytt voksenkurs
-Et kurs 13-16 (18) år
-Barnetrening på mandager og tirsdager
-Bø vi begynne med betalt trening? Delte meninger 
-Terje kan skaffe en side annonse i SA i forkant av kursstart
-Målet er å få inn flest mulig, også voksne
-Bør få inn ungdom
-Yngvar tar kontakt med Ellen for å høre om mandager
-Her har vi en viktig jobb å gjøre, men vi må mobilisere i klubben.
 Dette tar tid
-Luiz og Randi-Brith snakker sammen om dette og lager et forslag
-Bø rvi opprette en fadderordning?

3. Referat forrige møte 
Godkjent

4. Post 
-
Allan Bech har meldt overgang til Fredrikstad
-Innkalling til årsmøte i Sarpsborg Idrettsråd onsdag 27. mars kl. 18 
 i Sarpsborg Rådhus.Yngvar går alene hvis ikke andre melder seg i tillegg.
 Forslag sendes senest 13. mars. Saksdokumenter på www.sarpsborgidretten.com.
-Program og innkalling Sarpsborg Idrettsråd: Hvordan være bruker og leietaker
 i Idrettshall, 7.mars kl.18.30 på Sarpsborg stadion VIP-rom. Randi-Brith stiller om
 hun er i form.
-Innkalling til Borg Bingo SA 8. april kl 19 på Scandic Sarpsborg. Yngvar går om andre
 ikke ønsker.
-Norges idrettsforbund innfører et felles medlemssysten for alle idrettslag. Flere klubber 
 har vært i kontakt og ønsker å tegne et opprop mot dette. Se mail fra Heming Il. 
-Spillmidler til utstyr: Denne er under behandling i tennisforbundet. Vi håper å få
 kr 20-30.000. Vi kunne søke om nett, nettstolper o.l. i forbindelse med de nye banene.
 Det kom frem under møtet om vi bør bytte ut dommerkrakkene og evt søke om dette.
-Skriv fra Norges Tennisforbund om utdanningsstøtte. 
-Spørreundersøkelse fra Norges Tennisforbund januar 2019 er besvart. 
-Forslag til årsmøte: Terje Klavestad ønsker å få til lokale turneringer (13-19 år).
 Dette vil gi nyttig erfaring for våre unge utøvere. Hva med lagturneringer i 
 forbindelse med trening. Eller at en gruppe  i nabobyene. 
 Poenget er at det ønskes et uformelt nvå og at det gjøres enkelt.
-Kvittering for innsendt søknad om momskompensasjon for idrettsanlegg. Får vi 
 100% vil det gi oss ca kr 450.000 inn på konto. 
-
Invitasjon temakvelder i Klubbadmin (Halden Ishall 5. februar kl.18-21. Fjellheim 
 Spydeberghallen 11. februar kl 18-21, Idrettens Hus 14 februar kl. 18-21)
-Terje Nicolaysen skal skaffe en kontrakt med Borregaard på leie av grunn (evig leie). 
 Det er i forbindelse med endringer i sentrumsplanen nå opprettholdt "Til idrett"
 når det gjelder vårt område. Rådmannen vil foreslå dette, men det er ikke endelig 
 vedtatt. Vedtaket er satt til juni. 
-Utlysning av midler til utstyrspool fra Østfold Idrettskrets. Inntil kr 10.000 - frist
 29.mars. På det nåværende tidspunkt ser vi ikke behov for dette.
-Innkalling til tennismøte i Fredrikstad 11.mars. Yngvar drar dit. 
-
Tilbud om hjertestarter. Foreløpig ikke aktuelt for oss. Bedre å tenke 2 innpust
  og 30 kompresjoner, ring 113. 
-Takkekort fra Randi.Brith som fikk blomster i forbindelse med operasjonen.

5. Økonomi/regnskap

-Arild overfører kr 100.000 fra Nordea til Sparebank 1. Ønsker ikke å ha mer enn 
 kr 200.000 fast i Nordea. All betaling for oppussing går fra kontoen i Sparebank 1. 
-Utbedring av klubbhus: Satt av kr 150.000. Snakket med Dahhlegruppen om de kan
 tenke seg evt å sponse oss med penger til maling eller malere. TN ringer. 
 Ser for oss å male taket også på kjøkkenet.
-Vi får gratis kjøkken neste år. Dette fordi TN skal rive noen hus neste år med nye 
 kjøkken. Trenger noen til å montere dette. 
-Vi bør se om det går å søke på  fondsmidler på Sarpsborg kommunes kulturkontor. 
 Terje Bjørge sjekker dette. 

6. Diverse 
-Frem til Bjørg-Solveig har avlagt eksamen sjekker Hilde Grina klubbens-e-post og videreformidler
 disse til de rette personene i styret.
-Per, Gunnar og Yngvar har satt igang her på klubbhuset.Ting går sin gang. 
-TN. Det blir byttet noen møbler på styrerommet. Vareprøver - blir moderne og gratis. 
-Vi bør ha en fast skjerm på styrerommet.
-TN ser på muligheter for lys på baner for å kunne forlenge sesongen. Denne saken 
  kommer vi tilbake til
-Andre som jobber for klubben ved siden av styret: Anders Folkvang drive med lisenser
 og leie i Halden hver onsdag. 
-Thomas F. Jacobsen jobber med regnskapsføring. 
-Terje Bjørge har påtatt seg listen med søknadsfrister og følger denne opp. Han skriver 
 også en del søknader. 

_Neste styremøte blir tirsdag 9. april kl. 18. på klubbhuset. 

-